¿Qué tienen en común la Consultoría It, la Auditoria de Procesos y el Protocolo?
Conozco a las organizaciones. Como Auditor de Procesos he estudiado y analizado su estructura: desde los procedimientos administrativos hasta las funciones técnicas. En una organización la información es poder y el manejo de ésta le dará a quien la posea responsabilidades e intrínsecamente cierto grado de autoridad dependiendo de su jerarquía.
La jerarquización hace parte del orden natural de las personas, de los animales y de las cosas. Es la base sobre la cual se crea cualquier institución, inclusive la familia. Y es lo que tienen en común la Consultoría IT, la Auditoria de Procesos y el Protocolo. A través de la jerarquización se gestiona el conocimiento, se legitima la autoridad y se institucionalizan las normas y los procedimientos.
Un consultor en IT hace estimaciones, gestiona, implementa, instala y tiene la capacidad de administra los sistemas tecnológicos de las organizaciones. Y en esta administración definirá los roles y establecerá los niveles de usuario de acuerdo a las funciones y al cargo que tenga cada empleado.
El protocolista por su parte, en los actos corporativos, basará su criterio de ordenación en la jerarquía estructural de la entidad, que estará definida en el Manual de Protocolo de la empresa y en su ausencia en el organigrama de la misma.
La auditoría de procesos analizará cada área y verificará que la implementación de los procedimientos es la adecuada. Por ejemplo: en el departamento tecnológico el responsable o jefe será el encargado de que todos los sistemas funcionen con eficacia y que cada empleado tenga el nivel de seguridad que le corresponde. De esta manera se evitará perdida de información que vaya en detrimento de la entidad y por consiguiente de posibles fraudes.
En conclusión, estás tres disciplinas no pueden desarrollarse con eficiencia si no existen las jerarquías. Es necesario que cada quien tenga definido el rol y el lugar que le corresponde en la compañía para la optimización de los recursos y la consecución de los objetivos.
